În această lecţie vom face o scurtă introducere în managementul proiectelor.
Deşi există mai multe metode de abordare a unui proiect, această lecţie prezintă modelul "triunghiular" de proiect, având coordonatele principale timpul, costul, respectiv obiectivul proiectului.
Pasul 1
Un bun manager de proiect termină proiectele la timp, se încadrează în bugetul alocat, iar clienţii sunt mulţumiţi de produsul rezultat ca urmare a eforturilor depuse în cadrul proiectului.
Putem defini un proiect ca fiind "un efort temporar depus pentru a crea un produs sau un serviciu unic".
Vedem astfel că un proiect este temporar, având o dată de început şi o dată de sfârşit.
Din acest punct de vedere proiectele sunt diferite de operaţiile în desfăşurare din cadrul companiei, care sunt repetitive şi continuă indefinit (cum ar fi de exemplu lucrările din cadrul departamentului de contabilitate sau al celui de resurse umane).
În al doilea rând, un proiect reprezintă un efort, care implică resurse sub formă de oameni şi echipamente.
În final, proiectul are ca scop crearea unui produs sau serviciu unic.
Acesta este rezultatul sau produsul final al proiectului şi reprezintă scopul pentru care a fost întreprins proiectul.
Pasul 2
Metoda de abordare a proiectelor pe parcursul acestui curs este cea de "triunghi de proiect", care implică restricţii din punct de vedere al timpului, o structură a bugetului proiectului şi necesită efectuarea unor sarcini de lucru (cu alte cuvinte, are un obiectiv definit). Toate aceste elemente sunt supuse unor restricţii, pe care le vom analiza pe scurt mai jos.
Timpul: probabil că restricţiile de timp reprezintă forma cu care suntem familiarizaţi cel mai mult. Orice proiect are o durată sau un termen limită.
Pentru multe proiecte, timpul reprezintă cea mai importantă restricţie care trebuie gestionată.
Costul: costurile reprezintă toate resursele necesare pentru realizarea proiectului, care includ oamenii şi echipamentele care muncesc efectiv, materialele care sunt utilizate şi toate celelalte elemente care solicită bani sau prezenţa unei persoane într-un proiect.
Pentru cele mai multe proiecte, costul este o restricţie limitativă cel puţin prin prisma bugetului alocat.
Obiectivul: în ceea ce priveşte obiectivul, trebuie avute în vedere obiectivul produsului şi obiectivul proiectului.
Obiectivul produsului descrie calitatea, caracteristicile intrinseci şi funcţiile pe care le poate îndeplini produsul, detaliate în specificaţiile de produs.
Pe de altă parte, obiectivul proiectului descrie operaţiile necesare a fi efectuate pentru livrarea unui produs sau serviciu având obiectivul sau specificaţiile de produs dorite.
Obiectivul proiectului este măsurat de obicei în activităţi şi faze.
Pasul 3
Între cele trei tipuri de restricţii existente într-un proiect (de timp, de cost şi de obiectiv) trebuie realizat un echilibru.
În abordarea "triunghiulară" a proiectelor, modificarea oricărei restricţii dintre cele trei enumerate mai sus atrage după sine schimbarea a cel puţin uneia dintre celelalte tipuri de restricţii (aşa cum, în cazul unui triunghi, deformarea unei laturi afectează cel puţin una dintre celelalte două laturi rămase).
De exemplu, dacă durata proiectului scade (timpul), s-ar putea să fie nevoie să creşteţi bugetul (costul) deoarece trebuie angajate mai multe resurse.
Dacă nu puteţi mări bugetul, s-ar putea să fie nevoie să reduceţi obiectivul, pentru că resursele de care dispuneţi nu pot efectua toate operaţiunile planificate într-o perioadă mai scurtă de timp.
Un alt exemplu: dacă bugetul (costul) scade, este posibil să aveţi nevoie de mai mult timp deoarece nu puteţi plăti la fel de multe resurse ca înainte de diminuarea bugetului sau nu puteţi să plătiţi resurse cu aceeaşi eficienţă.
Dacă nu puteţi creşte durata de timp, s-ar putea să fie nevoie să reduceţi obiectivul proiectului, deoarece mai puţine resurse nu pot efectua toate operaţiunile planificate in perioada de timp de care dispuneţi.
În sfârşit, dacă obiectivul proiectului dumneavoastră se măreşte, este posibil să aveţi nevoie de mai mult timp sau mai multe resurse (cost) pentru executarea operaţiunilor suplimentare.
Dacă obiectivul proiectului se măreşte după demararea proiectului, acesta poartă denumirea de obiectiv extins - ceea ce nu reprezintă neapărat un fapt negativ.
Pasul 4
Timpul, costul şi obiectivul sunt cele trei elemente esenţiale ale oricărui proiect.
Pentru gestionarea acestora, este nevoie de un instrument specializat, conceput special în acest sens. Microsoft Project 2013 reprezintă un astfel de instrument.
Deşi el nu poate înlocui raţionamentele şi gândirea umană, vă poate ajuta în ceea ce priveşte:
- ţinerea evidenţei tuturor informaţiilor pe care le adunaţi despre cerinţele de lucru, durata şi resursele necesare proiectului dumneavoastră;
- vizualizarea planului proiectului în formate standard, bine definite;
- planificarea activităţilor şi resurselor consecvent şi eficient;
- schimbarea informaţiilor referitoare la proiect cu toate persoanele implicate dintr-o reţea intranet sau din internet;
- comunicarea eficientă cu resursele şi cu alte persoane implicate, lăsând în acelaşi timp controlul final (decizia) în responsabilitatea managerului de proiect.
În lecţiile care urmează vom prezenta pe larg funcţionalitatea aplicaţiei Microsoft Project 2013 într-un context real: gestionarea unui proiect de la concepţie la execuţie.